+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Графы журнала регистрации исходящих документов

Графы журнала регистрации исходящих документов

Заключение Для чего нужен журнал регистрации писем в организации Журнал регистрации корреспонденции — входящей и исходящей — есть в любой организации. Но не все хорошо понимают его важность для документооборота. Между тем документальная фиксация всех поступающих писем и обращений жизненно необходима. Регистрация входящих и исходящих писем: служит подтверждением отправки и получения писем, обращений, жалоб и заявок; помогает руководителю контролировать своевременность отправки и предоставления ему корреспонденции; помогает быстрее ориентироваться в архиве за предыдущие месяцы, быстрее находить документы за предыдущие месяцы; запись краткого содержания в специальной графе помогает восстановить письмо в случае утраты; может стать доказательством отправки заявления или обращения в контролирующие органы для предъявления претензии о несвоевременном ответе; помогает в судебных разбирательствах. Таким образом, зарегистрировать письмо важно по нескольким причинам. Журнал учета не предполагает единую унифицированную форму, хотя рекомендуется придерживаться правил оформления, представленных в следующих разделах.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Согласование исходящих документов

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Образец Журнала регистрации входящей и исходящей корреспонденции

Форма журнала регистрации исходящих документов Образец Журнала регистрации входящей и исходящей корреспонденции Для чего необходимы журнал регистрации входящих документов и журнал регистрации исходящей корреспонденции?

На первый взгляд неопытному специалисту может показаться, что эти документы — формальность и бюрократический пережиток. Но на практике быстро подтверждается, что скрупулёзная фиксация всех входящих и исходящих писем очень полезна организации. Рассказываем, для чего необходимы журналы регистрации корреспонденции и как их правильно вести. Для чего нужен журнал регистрации писем в организации Журнал регистрации корреспонденции — входящей и исходящей — есть в любой организации.

Но не все хорошо понимают его важность для документооборота. Между тем документальная фиксация всех поступающих писем и обращений жизненно необходима. Регистрация входящих и исходящих писем: служит подтверждением отправки и получения писем, обращений, жалоб и заявок; помогает руководителю контролировать своевременность отправки и предоставления ему корреспонденции; помогает быстрее ориентироваться в архиве за предыдущие месяцы, быстрее находить документы за предыдущие месяцы; запись краткого содержания в специальной графе помогает восстановить письмо в случае утраты; может стать доказательством отправки заявления или обращения в контролирующие органы для предъявления претензии о несвоевременном ответе; помогает в судебных разбирательствах.

Таким образом, зарегистрировать письмо важно по нескольким причинам. Журнал учета не предполагает единую унифицированную форму, хотя рекомендуется придерживаться правил оформления, представленных в следующих разделах.

В некоторых канцелярских магазинах можно найти готовые многостраничные журналы — это отличный вариант для тех, кто ведёт записи на бумаге. Срок хранения журналов входящей и исходящей корреспонденции составляет 5 лет. Однако, если возможности архива позволяют, следует хранить их бессрочно. Основные права государственных инспекторов труда Перед сдачей в архив на журналах ставят штамп с печатью организации и указанием количества листов.

Журналы регистрации входящих и исходящих документов можно вести в привычном бумажном виде или вносить данные в таблицу Excel Образец Журнала регистрации входящей корреспонденции Входящая корреспонденция — это письма, заявки, обращения, жалобы и прочие документы, которые поступают в организацию от клиентов, деловых партнёров и государственных учреждений.

Все они регистрируются в порядке поступления в день поступления: если письмо пришло 21 марта, необходимо зарегистрировать его именно с этой датой. Точно также каждому обращению в порядке очередности присваивается индивидуальный номер. Обработка входящей корреспонденции входит в обязанности секретаря. Этот сотрудник вносит данные о поступивших документах, сортирует их и доводит до адресатов — руководителя, его заместителей или начальников отделов.

Секретарь же отслеживает своевременность ответов на письма конечно, если они предполагаются. Каждую неделю он просматривает заполненный журнал, выписывает реквизиты обращений, на которые ещё нет ответа и доводит информацию до ответственных лиц. Когда ответ отправлен, в специальной графе в журнале пишут реквизиты исходящего письма. Такой подход позволяет держать документооборот под полным контролем. Журнал регистрации входящей корреспонденции включает следующие графы: Порядковый номер.

Дата, совпадает с днём поступления документа в компанию. Если письмо пришло в конце рабочего дня и не содержит срочной информации, допускается зарегистрировать его утром следующего дня. Если документ срочный, регистрируется без промедления. Номер входящего документа. Собственный номер, то есть тот, который в порядке очередности присваивает секретарь организации.

Дополнительные реквизиты. Некоторые секретари добавляют графу с информацией о дате и регистрационном номере отправителя. Это не обязательный пункт. Вид документа. Если это имеет значение для работы, можно указывать вид входящей корреспонденции — письмо, заявка, жалоба, информационный запрос. Такой приём может помочь секретарю проще отслеживать обращения, требующие срочного ответа. Необязательный раздел. Рекомендуется указывать наименование организации и того, в чьём лице она представлена кем подписан документ.

Краткое содержание. Рекомендуется фиксировать не только тему, но и конспектировать смысл письма. Ответственный исполнитель. Если на письмо или жалобу предполагается ответ, секретарь дожидается назначения ответственного сотрудника и указывает его в журнале. Когда ответ на обращение готов, в этой графе пишут реквизиты исходящего документа.

После этого документ считается исполненным. Отметка о выдаче во временное пользование. Ещё один необязательный раздел. Требуется только в случае, если документы часто забирают из архива. Достаточно отметки о дате выдачи и получателе. Несмотря на кажущуюся объёмность журнала, внесение данных по одному наименованию редко занимает больше 2 минут. Скачать образец журнала входящей корреспонденции: Журнал регистрации входящих документов Журналы регистрации документов ведёт секретарь организации Бланк Журнала исходящих документов Исходящую корреспонденцию, то есть документы, которые пишет и отправляет организация в ответ на поступившие обращения или по собственной инициативе, тоже нужно регистрировать в отдельном журнале.

Дата регистрации и дата отправки должны совпадать могут отличаться максимум на дня, если речь идёт о несрочных данных. Структура журнала исходящей корреспонденции очень похожа на содержание журнала для входящей корреспонденции: Порядковый номер. Тема и краткое содержание. Как и в предыдущем случае, рекомендуется законспектировать смысл письма, а не ограничиваться заголовком. Количество оригинальных экземпляров.

Способ отправки. Необязательный раздел, который, однако, может быть полезен при анализе качества разных способов доставки документов почта, курьер, личная доставка. Должностные обязанности инструктора по спорту Бумажный и электронный учет документации В современных условиях нет необходимости вести учёт корреспонденции на бумаге от руки: более удобной может оказаться электронная таблица. Самый распространённый вариант — файл в Microsoft Excel или аналогичной программе.

Графы называют также, как в бумажной версии смотрите предыдущие разделы. Дополнительное преимущество в том, что часть данных можно копировать, то есть ускорить заполнение. Нередко программа будет предлагать продублировать информацию из предыдущих строк.

Номера писем и их даты также могут присваиваться в автоматическом режиме. Всё это в совокупности упрощает работу секретаря. Опасность только одна — потеря электронного файла. Если на компьютере произойдёт сбой или он вовсе сломается, есть риск потерять важную информацию. Однако этот недостаток легко преодолевается двумя путями: одновременное ведение бумажного и электронного журналов — поможет в случае потери данных восстановить их по физическому дубликату проще говоря, переписать заново из бумажного в электронный вид ; хранить файл не на компьютере, а в облачном хранилище в интернете, например в Google Docs даже если на конкретном устройстве произойдёт сбой, данные не исчезнут, а будут доступны с других компьютеров.

Заключение Регистрация входящих и исходящих документов — простая процедура, которая поможет компании держать делопроизводство под контролем. Для регистрации необходимы специальные журналы. С их помощью можно отслеживать своевременность ответов, восстанавливать утраченные письма, предоставлять информацию контролирующим органам и суду. Допускается использовать как бумажные бланки, так и вести электронную таблицу в Excel, Google Docs или аналогичной программе.

Третья графа Наименование получателя. Здесь следует указать название организации, в чей адрес направляется письмо, или полные Имя, Фамилия, Отчество получателя если письмо для физического лица. Номер идентификатора. Это номер ШПИ, который вам должны выдать на почте. Далее указывается вес письма в килограммах. То есть, если письмо весит 20 грамм, то я пишу 0, кг.

От веса письма зависит стоимость пересылки о тарифах напишу позднее, тоже важная тема, я думаю. Плата за пересылку. Это последний столбик реестра, в него надо писать цену письма. Например, 24,15 рублей — минимальная плата за пересылку заказного письма. Реестр писем на почту требуют в 3 экземплярах, один из которых, после оформления, отдадут вам. Образец журнала регистрации входящих документов Журнал регистрации входящих документов не имеет унифицированной формы.

Не является обязательным к заполнению, решение о создании и ведении принимается руководством. Его содержание определяется индивидуально на каждом предприятии исходя из специфики и принятой учетной политики. Журнал регистрации служит для учета, систематизации, обработки сведений о документообороте, имеет свою сквозную нумерацию, позволяющую в дальнейшем вести внутренний контроль над движением и исполнением документации, а так же служит поисково-справочной системой для сотрудников.

Регистрации подлежат все входящие, исходящие, иногда внутренние документы, независимо от их содержания и способа доставки или отправки. Некоторые организации, с цель избежать лишних трудовых затрат, утверждают перечни документов не требующих отметки в книге учета корреспонденции. Журнал ведет делопроизводитель или секретарь. В организации может существовать несколько журналов учета документации с разным содержанием, в зависимости от видов регистрируемых документов, например, общедоступные и конфиденциальные.

Допускается выделение записей цветом для обозначения принадлежности к разным группам. Виды журналов журнал регистрации исходящих документов; журнал регистрации внутренних документов; Каждый из журналов имеет свою внутреннюю нумерацию. Внутрифирменные документы могут учитываться децентрализовано внутри своих структурных подразделений. Форма ведения журнала Форма ведения журнала определяется руководством: Бумажная, журнальная или карточная За основу может быть принята обычная тетрадь с расчерченной вручную таблицей и подписью заголовков в колонках.

Требует времени для создания. Ведение следует поручить аккуратному сотруднику, так как должны отсутствовать помарки, исправления, зачеркивания. Обязательна нумерация всех страниц. Последовательность колонок и заголовки граф обязаны быть идентичны на каждом развороте. В канцелярских магазинах продаются различные формы журналов учета, предприятие может выбрать для себя любую удобную из представленных форму и утвердить.

Журнал существует в единственном экземпляре, поэтому его ведением занимается единовременно один человек.

Журнал регистрации исходящих документов

Порядок регистрации, рассылки и хранения документов, относящихся к данной группе, можно представить в виде схемы: Реестр протоколов совещаний. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 7. Регистрация и рассылка протоколов исполнителям осуществляется по вышеприведенной схеме. Если в вашей организации есть другие виды документов, требующих регистрации, то создать реестр по вышеприведенным образцам вам не составит труда.

К записи комментариев Антонина 28 02 Здравствуйте! Составляю архивные справки и регистрирую их в журнале выдачи архивных справок. Но не уверена в том, какой исходящий номер ставить.

Если один из этих документов предполагает наличие сопроводительной записки, то она регистрации подлежит. Что на счёт дат и номеров? Для даты регистрации, указания номеров в документации используются специальные поля. Такие поля легко найти под шапкой, после наименования организаций.

Регистрация исходящих документов

После присвоения номера на бланке заполняются соответствующие строки, и затем письмо сканируется. Электронная копия с помощью гиперссылки присоединяется к журналу. Теперь копию документа можно будет распечатать в любое время.

Предложенная форма журнала регистрации исходящих документов близка к универсальной. Каждая организация при желании может приспособить ее под свои потребности. Основной и визовый экземпляры письма Сколько экземпляров исходящего письма нужно подготовить?

Чтобы ответить на этот вопрос, нужно точно знать, как именно оно будет отправлено и учитывать, что в организации обязательно должен остаться оригинальный экземпляр документа. Так, если планируется выслать письмо по факсу или по электронной почте , то очевидно, что независимо от количества адресатов будет достаточно и одного экземпляра, который после отправки или сканирования будет помещен в дело.

Если же письмо будет отправлено по почте или его доставит курьер, то количество экземпляров должно равняться количеству адресатов плюс еще один — визовый — останется в организации.

В отличие от основного экземпляра письма, который будет выслан адресату, визовый распечатывается не на фирменном бланке, а на обычном листе бумаги. Если проект письма проходил процедуру согласования, то все визы ставятся именно на этом экземпляре если письмо готовится без визового варианта, то визы пишутся на оборотной стороне.

Визовый экземпляр исходящего письма — это не копия. Он имеет ровно такую же юридическую силу, как и основной экземпляр, помещенный на бланк. Как уже говорилось, визовый экземпляр исходящего письма помещается в дело, то есть подшивается в папку, где хранится переписка по той конкретной теме или именно с тем контрагентом, которому оно адресовано.

Похожие статьи.

4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов

Порядок регистрации, рассылки и хранения документов, относящихся к данной группе, можно представить в виде схемы: Реестр протоколов совещаний. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 7. Регистрация и рассылка протоколов исполнителям осуществляется по вышеприведенной схеме. Если в вашей организации есть другие виды документов, требующих регистрации, то создать реестр по вышеприведенным образцам вам не составит труда.

Наш совет. Стремитесь к разумной унификации реестров. Если можно какие-то виды документов объединить и регистрировать в общем для них реестре — делайте один общий журнал подобно реестру служебных, пояснительных и докладных записок, в который заносятся незначительно отличающиеся друг от друга виды внутренних документов.

Договоры Общий вид и варианты заполнения представлены в Примерах 8— Останавливаться на нем не будем, так как в мартовском номере [3] я подробно описывала, как создать и вести этот реестр. Входящие документы Оптимальнее всего будет регистрировать их в едином реестре входящей корреспонденции. Конечно, никто не запрещает вам создать отдельные реестры для документов, поступающих по факсу, по электронной почте и т.

Итак, реестр регистрации входящей корреспонденции в наиболее общем виде должен выглядеть так, как представлено в Примере Здесь нужно дать некоторые пояснения. За получение простого письма на почте расписываться не нужно.

Сложнее обстоит дело с письмами, за получение которых вы где-либо расписываетесь. В этом случае дата, проставленная в соответствующей графе с подписью, должна соответствовать той дате, которую вы ставите на извещении о получении заказного или ценного письма, дате, которую вы поставили на уведомлении о вручении, если таковое было, дате, которую вы проставили рядом со своей росписью в доставочном листе, спешно привезенном курьером, и т.

Без индекса следует регистрировать бумажные документы, полученные иными путями например, доставленные работником организации и сданные на регистрацию по возвращении его из командировки; доставленные гостями, посетившими вашу организацию с деловым визитом и т.

Буквенный индекс может быть абсолютно любым, в зависимости от ваших насущных потребностей, например, ЗП — заказное письмо, ЦП — ценное письмо и т. Но не очень увлекайтесь, а то сами запутаетесь. Обратите внимание! Все поступившие к вам документы должны иметь регистрационные номера, а вот проставлять их с помощью штампа или от руки нужно не везде.

Не вся поступающая корреспонденция подлежит обязательной регистрации. Как правило, не вносятся в реестр регистрации входящих документов поступающие рекламные и поздравительные материалы открытки, проспекты, брошюры, буклеты , а также документы, поступающие по электронной почте, но не имеющие признаков оригинала таких как исходящий номер, дата, должность и Ф. На первых порах рекомендую заносить в реестр все поступающие документы, даже если они носят рекламно-информационный характер и не имеют признаков, присущих деловой бумаге, так как практика показывает, что неопытный работник, ведущий регистрацию, по первости не всегда может верно оценить характер и важность полученных документов см.

Не выбрасывайте вскрытые конверты. Причем даже если вы не проставили на документах номер из вышеприведенных мною или других подобных соображений , то на конверте его нужно проставить обязательно. После чего конверт прикрепляют степлером или скрепкой к документам, которые в нем пришли.

Входящий регистрационный номер нужно обязательно проставлять на вашем экземпляре накладной экспресс-оператора. Если в момент доставки вы видите, что экземпляр накладной один и курьер явно намерен его забрать себе, то не поленитесь и сделайте ксерокопию. Советуем сохранять эти накладные в отдельной папке. Рано или поздно эта папка вам может очень пригодиться. Это очень важное уточнение, особенно если вы работаете с контрагентами, имеющими многочисленные филиалы в разных городах, так как иногда очень важно знать, от кого фактически поступил пакет.

Сюда аккуратно вписываем все, что пришло в этом пакете, а именно исходящие номера, даты и названия присланных документов. Если документ поступил в нескольких экземплярах, в скобках укажите их количество. Не пренебрегайте подробностями, они очень важны!

Часто документы, присланные из-за рубежа, не имеют привычных нам реквизитов. Главное, чтобы впоследствии, при возникновении любого вопроса о поступлении тех или иных документов вы могли четко дать ответ, какие именно документы приходили и когда. Как известно, во всех пособиях и учебниках по делопроизводству декларируется принцип однократной регистрации входящих документов.

На практике я убедилась, что это не всегда полезно, удобно и оправданно. Если сначала вы получили какой-то документ по факсу и зарегистрировали его, а потом получили его через курьерскую службу экспресс-доставки, то регистрируйте его повторно, соблюдая все правила регистрации и заполняя все поля реестра.

После регистрации и проставления визы резолюции руководителем на входящем документе делается его ксерокопия или скан-копия в количестве, соответствующем количеству ответственных лиц. Секретарь отсылает скан-копии по корпоративной электронной почте, желательно с уведомлением о прочтении и доставке.

В этом случае росписи о получении копии документа с ответственных лиц брать не надо, поэтому такой способ является более предпочтительным. Если же секретарь выдает бумажные ксерокопии, то необходимо делать это строго под роспись. Отметки о получении документов нужно собирать в реестре, предварительно распечатав нужный его лист. Оригиналы документов за исключением исполнительных листов, бухгалтерских, таможенных и еще некоторых видов документов должны храниться у секретаря в канцелярии.

Исполнители работают с копиями, которые секретарь рассылает им по электронной почте или передает под роспись в виде ксерокопий. Если какому-либо работнику нужен оригинал того или иного документа, то в дело подшивается его копия, снятая с документа, содержащего визу руководителя и регистрационный номер.

Так, например, если вы получили заказным письмом оригинал договора на семи листах, с тремя приложениями, сопроводительным письмом, письмом-рекламацией и фотографиями скажем, неисправного агрегата , в реестре регистрация данного письма будет выглядеть, как в Примере Исходящие официальные письма Для регистрации таких писем достаточно создать таблицу Пример Как правило, пишется исполнителем на самом письме.

Данный реестр предназначен для регистрации официальных исходящих писем, то есть созданных на бланке предприятия со всеми реквизитами в соответствии с правилами оформления, принятыми в данной организации, и содержащих подпись руководителя организации или иного руководителя, имеющего право подписи таких писем; иногда могут нести на себе печать предприятия , создаваемых работниками организации и отправляемых впоследствии адресатам различными способами.

Регистрационный номер, записанный в этом реестре, является исходящим номером письма. Номер исходящего письма может быть как простым, состоящим только из цифр, являющихся порядковым номером в реестре, так и сложным, состоящим из нескольких цифр, разделенных косой чертой или дефисом через дробь можно указывать порядковый номер месяца или года создания письма и т.

Какой бы способ нумерации исходящих писем вы ни выбрали, его нужно закрепить в инструкции по делопроизводству организации если ее пока еще у вас нет. Если инструкция имеется, номера письмам следует присваивать в строгом соответствии с утвержденным алгоритмом. Образцы регистрации писем с простой и сложной нумерацией приведены в Примерах 15, Документы, отправляемые организацией К таким документам можно отнести исходящую корреспонденцию не путать с исходящими официальными письмами, регистрацию которых мы рассмотрели выше.

Это огромный и очень важный массив документов. Регистрировать их нужно обязательно и довольно подробно. Общий вид и вариант заполнения реестра регистрации исходящей корреспонденции приведены в Примере Не забывайте, что под индексом не должно быть никаких посторонних записей, иначе письмо может не дойти до адресата. В любой момент, если нужно, вы можете активировать фильтр MS Excel по требуемой календарной дате и увидеть все отправления.

Контактное лицо и телефон нужны для экспресс-отправлений, остальные виды почтовых пересылок в таких подробностях не нуждаются.

В эту графу переписываете с вернувшегося уведомления о вручении дату получения и фамилию принявшего лица. Подытожим Вышеперечисленные реестры являются основными и должны присутствовать в любой организации, стремящейся к порядку в делопроизводстве.

В зависимости от особенностей документооборота в вашей организации, возможно, перечень реестров не окажется исчерпывающим. В этом случае вы сможете создать нужные вам виды журналов регистрации по аналогии с приведенными в этой статье, например: реестр учета железнодорожных и авиабилетов, реестр регистрации командировок работников сторонних организаций, реестр учета выдачи работникам в пользование оргтехники и т. Уверена, что нет! Более того, проявите смекалку, остроумие и творческий подход к данной, казалось бы, весьма рутинной области деятельности секретаря.

Также для упрощения в дальнейшем будем именовать сотрудника, занимающегося регистрацией и рассылкой документов, секретарем. Назарова, начальник канцелярии.

Форма журнала регистрации исходящих документов Образец Журнала регистрации входящей и исходящей корреспонденции Для чего необходимы журнал регистрации входящих документов и журнал регистрации исходящей корреспонденции?

Если один из этих документов предполагает наличие сопроводительной записки, то она регистрации подлежит. Что на счёт дат и номеров? Для даты регистрации, указания номеров в документации используются специальные поля.

Такие поля легко найти под шапкой, после наименования организаций. Чтобы даты не прописывать вручную, секретари заказывают специальные штампы.

Но это допустимо только для вариантов писем, которые составляются на обычной бумаге, а не на фирменных бланках. В каждой компании принимают собственную систему, согласно которым письма и получают номера. Главное, чтобы этот набор цифр был уникальным. Каждое письмо должно иметь свой собственный, уникальный номер. Другие варианты оформления незаконны. Письмо получает одно обозначение, даже если один и тот же его текст отправляется нескольким разным адресатам. Журнал регистрации исходящих документов — образец вы можете скачать по следующей ссылке.

Журнал регистрации исходящих документов: как исправлять ошибки? И высокая квалификация не спасает бухгалтеров от ошибок. Не редко возникают ситуации, когда для исходящих деловых бумаг пропускают несколько номеров. Не допускается вносить изменения в бумагах, которые уже прошли регистрацию.

Соответствующая запись ставится там, где номера пропущены. Этого достаточно для внесения большей ясности. Печать и подпись ответственного сотрудника заверяют такую запись. Об этом сообщают с указанием номера исходной бумаги, тогда его легче будет найти. Узнать, как заполнить журнал регистрации приказов по основной деятельности и скачать его образец, вы можете в этой публикации.

Рекомендации для составителей исходящей документации Письма в исходящих бумагах — ответные, либо инициативные. Они отличаются только тем, начинает организация переписку сама, или отвечает на предложение. В ответных письмах содержится только информация, соответствующая запросу. На бланках организации письма печатаются в количестве двух экземпляров. Слева, в верхней части документа, упоминается лицо, которому предназначается документ.

Справа — стоят реквизиты компании, которая письмо отправляет. В первой части обращение к адресату и описания причины, по которой требуется обращение. Приложения перечисляются только после основного текста. В нижней части страницы, в конце, данные о себе пишет составитель.

Письмо требует согласования с должностными лицами, которые принимают решения в конкретных направлениях. Только после этого свою подпись ставят руководители. Подписанные, согласованные свидетельства передаются делопроизводителям. Ещё один экземпляр распечатывается, если его важно сохранить в организации. Журнал регистрации исходящей корреспонденции — образец для заполнения по предприятию: Образец журнала регистрации исходящей корреспонденции. Как действовать делопроизводителям?

Исходящие письма принимаются от составителей. Делопроизводитель проверяет, соответствуют ли требованиям реквизиты. И смотрят, присутствуют ли все необходимые подписи. Отдельное внимание уделяется приложениям. В журнале регистрации исходящей корреспонденции указываются все сведения по документу. Допускается применение других инструкций, если на предприятии перешли к документообороте в электронной форме. Но строгих правил оформления нет и для документов, которые оформляются традиционным способом.

Набор требований предъявляется к исходящим номерам. Сначала идёт номенклатура папки, где документы хранятся. Порядковый номер по конкретному письму указывается через косую или тире. Исходящие номера пишутся в специальных строках. Это касается и входящей корреспонденции. Копии хранятся в папках-делах. Поступившие документы проходят регистрацию в тот же день, когда они оказываются у получателей. Максимальная отсрочка — следующий рабочий день. Иначе снижается время на фактическое исполнение указанных действий.

Подобные промедления оборачиваются негативными последствиями, и для предприятия в целом, и для отдельных сотрудников. Не знаете, как правильно заполнить журнал учета рабочего времени по предприятию? Проводится регистрационная процедура на протяжении календарного года. Лишь описи дел постоянного хранения могут стать исключением из правил. Не всегда целесообразно создавать новую систему хранения и прошивки для бумаг, которые поступили в компанию нестандартными способами.

Легче всего обозначать изменения в отдельных графах, либо добавлять буквы или цифры к коду. Каждая организация сама определяет не только способ регистрации исходящей и входящей документации, но и порядок внесения записей по ней.

Децентрализованное ведение учётных баз в электронном виде применяют уже тысячи и сотни тысяч компаний. Главное — предусмотреть защиту данных, чтобы избежать ошибок и изменений без необходимости. Благодаря электронному хранению процесс регистрации заметно упрощается. Секретари тратят меньше времени на поиск нужной информации. Это помогает наладить и документооборот между подразделениями.

Допускается создание специальных внутренних служб, отвечающих за этот процесс. Либо структурные подразделения организуют процесс самостоятельно.

В каком порядке осуществляется регистрация исходящей документации в электронном виде, вы можете узнать в этом видео: Понравилась статья?

Скачать журнал регистрации исходящих документов бесплатно в Word Excel формате

После присвоения номера на бланке заполняются соответствующие строки, и затем письмо сканируется. Электронная копия с помощью гиперссылки присоединяется к журналу. Теперь копию документа можно будет распечатать в любое время.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как прошивать документы?

Если один из этих документов предполагает наличие сопроводительной записки, то она регистрации подлежит. Что на счёт дат и номеров? Для даты регистрации, указания номеров в документации используются специальные поля. Такие поля легко найти под шапкой, после наименования организаций. Чтобы даты не прописывать вручную, секретари заказывают специальные штампы. Но это допустимо только для вариантов писем, которые составляются на обычной бумаге, а не на фирменных бланках.

Форма журнала регистрации исходящих документов

Скачать пустой бланк журнала регистрации исходящих документов. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции. Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц. Требования к заполнению Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе два части: обложку и страницы. На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения вторую удобно проставлять при завершении документа , наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна: Быть представлена одинаковыми страницами даны в прикрепленном бланке и образце журнала.

Для чего необходимы журнал регистрации входящих документов и журнал регистрации исходящей корреспонденции? На первый взгляд неопытному специалисту может показаться, что эти документы — формальность и бюрократический пережиток. Но на практике быстро подтверждается, что скрупулёзная фиксация всех входящих и исходящих писем очень полезна организации.  Когда ответ отправлен, в специальной графе в журнале пишут реквизиты исходящего письма. Такой подход позволяет держать документооборот под полным контролем. Журнал регистрации входящей корреспонденции включает следующие графы: Порядковый номер.

Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля. Сколько хранить Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.

Регистрация документов. Входящая и исходящая корреспонденция.

Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные о поступающей и исходящей корреспонденции. Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал. Документы подлежат регистрации с целью: обеспечения учета документации и контроля ее исполнения; систематизации и обработки корреспонденции; облегчения поиска документов в случае необходимости, создания организационно-поисковых систем; обеспечения сохранности документов; проведения продуктивной справочной работы по документации и пр. Некоторые виды документации непосредственно после регистрации получают юридическую силу.

Журнал учета исходящей корреспонденции

.

.

.

.

.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Ратмир

    Абсолютно ненужный закон. В случае секса против воли девушка и так может подать в суд. В чём проблема? Не понимаю.

  2. Авксентий

    Если я могу посмертно распоряжатся своим имуществом и завещать его 3-м лицам, могу ли я зпвещать долг третьим лицам?Понимаю что звучит глупо, но реально интересно, ведь есть завещание, и что с точки зрения юриста я могу завещать, а что нет.

  3. ablafac1980

    А спонсором данного выпуска является частное охранное агенство рога и копыта .

  4. Анастасия

    Дяденька бандит, спа-а-асите! Тут ко мне милиционер прикопалася!

  5. Варвара

    Немецкая овчарка не большая овчарка ? То есть пит буль ростом 35 45 см в холке крупная и опасная а немецкая овчарка в два раза его выше не крупная и не опасная хотя нападает в разы чаще ! А вы точно специалист и понимаете о чем вообще говорите или так поболтать на камеру для хайпа решили. Изучите вопрос а потом советы раздавайте! Хотелось бы конкретные ссылки на законы и НПА которыми вы руководствуетесь иначе я посмотрел обзор бабушки на лавочке. Конечно дизлайк.

© 2018-2021 xn--80aaib3cgnl.su