+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Положение об учете и хранение договоров

Положение об учете и хранение договоров

Настоящее Положение устанавливает общие нормы о порядке заключения и исполнения договоров, соглашений, контрактов, приложений к ним далее - договоров. Подготовка проектов договоров, организационное обеспечение заключения договоров, а также контроль за их исполнением возлагаются на соответствующее структурное подразделение Агентства, должностное лицо, которое по поручению Генерального директора далее по тексту — ГД или иного руководителя по указанию ГД является исполнителем. Договором признается соглашение двух и более лиц юридических и физических об установлении, изменении или прекращении взаимных прав и обязанностей. Условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для гражданско-правового договора и включение которых в договор является обязательным:.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Положение о порядке ведения договорной работы

Настоящее Положение — Порядок ведения договорной работы Далее — Положение разработано в целях определения порядка организации и осуществления Договорной работы на предприятии и применяется в отношении Договоров, соглашений, контрактов, приложений к ним далее — договоров. Положение разработано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Положение содержит нормы, обязательные для исполнения всеми работниками Предприятия. Для целей Положения термины и определения имеют значения, изложенные в настоящем разделе или далее по тексту Положения.

Виды договоров — группы договоров в соответствии с частью второй Гражданского кодекса РФ купля-продажа, поставка, аренда, аренда недвижимости, возмездное оказание услуг и T.

Договорная работа — комплекс мероприятий по подготовке, оформлению, заключению договоров, а также по их изменению, дополнению, исполнению, прекращению, и т. Документы по исполнению договора — документы, подтверждающие исполнение обязательств из договора, первичные учетные документы, иные документы, связанные с исполнением обязательств из договора накладные, акты, платежные поручения, чеки, акты сверки расчетов, акты зачета и другие подобные документы.

Ответственное подразделение — подразделение Предприятия, на которое возлагается обязанность подготовки, заключения договора и организации исполнения договорных обязательств.

Ответственный исполнитель — работник Ответственного подразделения, непосредственно на которого возложены обязанности по подготовке, заключению договора и организации исполнения договорных обязательств. Парафирование — подписание Уполномоченным лицомкаждой страницы договора, подтверждающее соответствие текста Чистовогоэкземпляра выработанному в результате согласования Визовому экземпляру илистандартной типовой форме договора.

Приложения — любые приложения к договору спецификации, графики, протоколы разногласий, протоколы согласований, любые иные документы к договору, определяющие его условия, а также любые иные возможные приложения. Все Приложения являются неотъемлемой частью договора. Лист согласования — документ, содержащий результат процедуры согласования договора, в том числе визы уполномоченных лиц и их замечания.

Уполномоченное лицо работник Предприятия, уполномоченный в установленном порядке рассматривать и согласовывать проекты договоров и фиксировать установленные Положением факты. Термины и определения, значение которых прямо не определено для целей Положения, используются в его тексте в значении, закрепленном в законодательстве и иных внутренних документах Предприятия.

B случае, если Предприятие впервые вступает с контрагентом резидентом РФ в договорные отношения, Ответственный исполнитель обязан перед направлением проекта договора на согласование запросить у контрагента следующие учредительные и иные документы:. Вышеуказанные документы должны быть представлены в виде копий, заверенных контрагентом печатью, подписью , либо скан-копий. B случае, если Предприятие впервые вступает с контрагентом нерезидентом РФ в Договорные отношения, Ответственный исполнитель обязан перед заключением договора запросить у контрагента следующие документы:.

При наличии информации о несоответствии фактических данных данным, заявленным контрагентом фактически руководит компанией другое лицо вместо указанного в представленных документах, различие между юридическим и фактическим адресом и т. Ответственный исполнитель обязан связаться с контрагентом и уточнить несоответствующие данные, получив полный пакет подтверждающих документов.

При перезаключении договоров или заключении новых договоров с контрагентами, по которым ранее уже были представлены документы, указанные в подпунктах 1 2. В этом случае необходимо запросить у контрагента перед согласованием договора копию документа, подтверждающего полномочия руководителя. Договором признается соглашение двух и более лиц юридических и физических об установлении, изменении или прекращении взаимных прав и обязанностей. Договоры должны заключаться в письменной форме, как правило, путем составления одного документа, подписанного сторонами.

Возможно заключение договора путем обмена документами посредством почтовой, факсовой, электронной или иной связи при условии, что:. Существенными являются условия о предмете договора, а также условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.

Условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для гражданско-правового договора, включение которых в договор является обязательным:. Использование смешанных или не поименованных в ГК РФ договоров допускается в исключительных случаях.

Ответственные подразделения обязаны приложить все возможные усилия для заключения несмешанных и поименованных в ГК РФ договоров. Условия договора должны быть сформулированы таким образом, чтобы обеспечить возможность контроля исполнения любых обязательств Предприятия и контрагента. В целях оптимизации договорной работы на Предприятии могут разрабатываться, утверждаться и применяться стандартные типовые формы договоров.

Типовая форма договора не может быть изменена при подготовке с ее использованием проекта договора. В случае изменения типовой формы договора, она перестает быть таковой с соответствующим изменением порядка согласования проекта договора. Типовые формы договоров разрабатываются по указанию Генерального директора. Типовая форма договора согласовывается с юрисконсультом, с руководителями всех дирекций, которые могут быть включены B состав согласующих подразделений по проектам договоров, подготавливаемых с использованием этой формы, утверждается приказом Генерального директора и включается в Перечень типовых договоров Предприятия.

Если в типовой форме Договора меняются какие-либо условия, она подлежит согласованию в общем порядке, установленном настоящим Положением. Под изменением условий типовой формы договора понимаются любыеотступления от формы или содержания такого договора, в том числе изменениеусловий или включение в договор новых условий, а также любые замены илиисключения слов и пунктов в тексте договора. Проект договора должен быть подготовлен с использованием типовой формы договора согласно Перечня типовых договоров Предприятия.

При отсутствии необходимой типовой формы, проект договора должен быть подготовлен с использованием любых общедоступных форм договоров. Если в процессе разработки проекта договора без использования типовых форм возникают вопросы, требующие специальных юридических знаний, например вопросы толкования норм права, Ответственный руководитель может обратиться в юридическую службу с запросом об оказании содействия в формулировке соответствующих условий договора с соблюдением установленного порядка взаимодействия.

После разработки проекта договора без использования типовых форм, Ответственный руководитель может обратиться в юридическую службу с запросом о предварительном согласовании разработанного проекта договора с соблюдением установленного порядка взаимодействия. Ответственный руководитель обязан приложить все возможные усилия для заключения договора по используемой на Предприятии типовой форме. Проект договора Предприятия, возвращенный контрагентом с протоколом разногласий, согласовывается в порядке, установленном Положением для согласования договоров.

Если редакция контрагента принимается, протокол разногласий подписывается Генеральным директором и один экземпляр направляется контрагенту.

Если предложения контрагента отклоняются, то Ответственный исполнитель направляет контрагенту протокол согласования разногласий или сообщение об отклонении предложений контрагента и отказе от заключения договора на условиях, предложенных контрагентом.

При необходимости заключения договора по форме контрагента Ответственный исполнитель представляет на согласование проект договора контрагента. Если проект договора контрагента вызывает возражения, Ответственный руководитель обязан приложить все возможные усилия для согласования с контрагентом и включения в проект текст договора, подготовленного по форме контрагента, условий, отвечающих интересам Предприятия. Если возражения на проект договора контрагента оформляются протоколом разногласий, в договор вносится ссылка на наличие протокола разногласий.

Все условия проекта договора должны быть согласованы с контрагентом до направления его на согласование Уполномоченным лицам Предприятия. Перед направлением проекта Договора на согласование в иные согласующие подразделения Ответственный исполнитель должен:. После согласования договора Ответственным руководителем, Ответственный исполнитель направляет проект договора на согласование иным Уполномоченным лицам.

Согласование проекта договора — процедура проверки и удостоверения согласующими подразделениями соответствия условий проекта договора законодательству, Положению, интересам Предприятия. Договоры должны быть согласованы, в зависимости от вида договора, с указанными в форме Листа согласования Приложение А специалистами и руководителями. Согласование проекта договора от имени подразделений Предприятия осуществляют следующие Уполномоченные лица:. По указанию Генерального директора или юрисконсульта в состав согласующих подразделений может быть включено любое подразделение Предприятия.

Срок согласования проекта договора в одном согласующем подразделении — не более двух рабочих дней. Ответственный исполнитель и Уполномоченные лица обязаны принимать необходимые меры к ускорению процедуры согласования проекта договора. При отсутствии замечаний к проекту договора Уполномоченное лицо проставляет Визу в Листе согласования договора. При наличии замечаний к проекту договора Уполномоченное лицо обязано вместо Визы изложить свои замечания в Листе согласования или приложить их к нему.

Если замечания существенным образом изменяют текст условий проекта договора, Уполномоченное лицо обязано изложить соответствующий вариант условий проекта договора. После рассмотрения проекта договора всеми согласующими подразделениями, Ответственный исполнитель должен обобщить замечания всех согласующих подразделений, согласовать их с контрагентом, внести в проект договора и получить Визы Уполномоченных лиц, внесших замечания. Необходимость повторного согласования проекта договора с иными согласующими подразделениями, кроме подразделения, замечания которого внесены в проект договора, определяется Ответственным руководителем в зависимости от характера замечаний и их влияния на условия проекта договора.

Ответственный руководитель обязан принять все разумные меры, направленные на согласование с контрагентом условий договора в целях устранения замечаний согласующих подразделений.

При наличии неустраненных замечаний какого-либо согласующего подразделения договор может быть представлен на подпись Генеральному директору, если Ответственный руководитель считает необходимым заключение договора с имеющимися замечаниями. В этом случае к Листу согласования договора должны быть приложены неустраненные замечания. Одновременно в Листе согласования договора Ответственный руководитель должен указать причины, по которым необходимо подписать проект договора при наличии замечаний.

Ответственный руководитель обязан проявить разумность и добросовестность при определении необходимости заключения договора при наличии замечаний согласующих подразделений. Повторное согласование проекта договора осуществляется путем повторного направления Листа согласования договора с приложением замечаний, измененного и предыдущего Визовых экземпляров.

После завершения процедуры согласования проекта договора и, если контрагент подписывает договор первым, подписания им Чистовых экземпляров, Ответственный исполнитель направляет Генеральному директору:. Сфера ответственности согласующих подразделений определяется положениями о соответствующих подразделениях, Положением, иными внутренним документами Предприятия.

При согласовании проектов договоров согласующие подразделения осуществляют следующие функции:. Право подписи договора может быть предоставлено иному сотруднику Предприятия на основании доверенности, выданной Генеральным директором. Распечатку Чистовых экземпляров и прилагаемых к ним документов, парафирование Чистовых экземпляров осуществляет Ответственное подразделение.

Чтобы избежать замены страниц договора Ответственный руководитель визирует каждую страницу договора. Страницы должны быть пронумерованы и скреплены степлером.

На подпись вместе со всеми Чистовыми экземплярами договора представляются направляются в бумажном виде:.

После подписания договора и простановки печати Предприятия необходимое количество Чистовых экземпляров направляется Ответственным исполнителем контрагенту. В случае, если представитель контрагента подписывает договор по доверенности, заверенная контрагентом копия доверенности должна быть приложена к договору. Все оригиналы договоров должны быть переданы Ответственным исполнителем в подразделение, ответственное за их хранение, на следующий день после подписания договора сторонами.

Если иное не установлено или не вытекает из существа договоров, исполнение и контроль за исполнением Договорных обязательств осуществляет Ответственное подразделение. Ответственный исполнитель обязан проверить правильность оформления всех документов по договорам. В случае — выявления недостатков, документы возвращаются Ответственным исполнителем представившему их лицу для оформления в надлежащем порядке. В случае предъявления к контрагентам судебных исков, связанных с нарушениями договорных обязательств, Ответственный исполнитель представляет в юридическую службу документы, подтверждающие факт нарушения договора, в том числе расчеты сумм задолженности, убытков, штрафов, справки, акты и другие необходимые Документы.

Ответственность за организацию Договорной работы в Ответственном подразделении несет Ответственный руководитель. Уполномоченное лицо, рассмотревшее в пределах своей компетенции проект договора и согласовавшее его, несет ответственность за соответствие условий проекта договора законодательству и интересам Предприятия. Иные основания ответственности работников Предприятия, связанной с несоблюдением настоящего Положения, предусмотрены законодательством, Положением, другими внутренним документами Предприятия.

Руководители подразделений Предприятия обязаны ознакомить с настоящим Положением всех работников, осуществляющих Договорную работу, под роспись. Правом разработки изменений и дополнений в Положение, а также разработки его новой редакции обладает юридическая служба юрисконсульт. Другие подразделения Предприятия вправе обращаться с предложениями о разработке изменений и дополнений в Положение в юридическую службу в порядке, предусмотренном внутренними документами Предприятия.

Со дня введения в действие Положения все распорядительные документы, локальные нормативные акты и иные внутренние документы Предприятия, регулирующие порядок осуществления Договорной работы и принятые до введения в действие Положения, применяются в части, непротиворечащей Положению. Смотреть все записи от Admin. Поделиться ссылкой: Нажмите, чтобы поделиться на Twitter Открывается в новом окне Нажмите здесь, чтобы поделиться контентом на Facebook. Открывается в новом окне.

Опубликовано Admin. Назад Нормирование трудозатрат.

Положение «Порядок ведения договорной работы»

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

Настоящее Положение — Порядок ведения договорной работы Далее — Положение разработано в целях определения порядка организации и осуществления Договорной работы на предприятии и применяется в отношении Договоров, соглашений, контрактов, приложений к ним далее — договоров. Положение разработано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Об утверждении Положения о порядке заключения и учета договоров и соглашений, контролю за их исполнением, хранению и ведению реестра государственных контрактов договоров , реестров иных соглашений, а также реестров закупок, осуществленных без заключения государственных контрактов. В целях упорядочения работы по заключению и учету договоров и соглашений, обеспечения контроля за исполнением договорных обязательств Федерального агентства по строительству и жилищно-коммунальному хозяйству, а также целевого и эффективного использования средств федерального бюджета приказываю:. Утвердить Положение о порядке заключения и учета договоров и соглашений, контролю за их исполнением, хранению и ведению реестра государственных контрактов договоров , реестров иных соглашений, а также реестров закупок, осуществленных без заключения государственных контрактов приложение. Начальнику Финансово-хозяйственного управления Т. Волкова обеспечить организацию работы программного обеспечения по ведению реестров государственных контрактов, договоров и соглашений.

Порядок и сроки хранения договоров в организации

Настоящее Положение устанавливает общие нормы о порядке заключения и исполнения договоров, соглашений, контрактов, приложений к ним далее - договоров.

Подготовка проектов договоров, организационное обеспечение заключения договоров, а также контроль за их исполнением возлагаются на соответствующее структурное подразделение Агентства, должностное лицо, которое по поручению Генерального директора далее по тексту — ГД или иного руководителя по указанию ГД является исполнителем.

Договором признается соглашение двух и более лиц юридических и физических об установлении, изменении или прекращении взаимных прав и обязанностей. Условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для гражданско-правового договора и включение которых в договор является обязательным:.

Договоры должны соответствовать обязательным для сторон требованиям и правилам, установленным федеральными законами и иными правовыми актами, действующими в момент их заключения. Не допускается заключение договоров, в которых отсутствуют условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для данного вида договоров, а также необходимость включения которых в договоры соответствующего вида установлена требованиями профильных специалистов.

Договоры заключаются только в простой письменной, либо в случае необходимости нотариальной форме, что означает невозможность заключения договора в устной форме. Конкретное содержание этих условий зависит от вида договора и от конкретной ситуации его заключения. Его необходимо указать, даже если названы сроки выполнения сторонами обязательств.

Это обусловлено тем, что надлежит знать, когда договор прекращает свое действие и когда можно будет предъявить соответствующие требования к контрагенту. В разделе указывается, что стороны несут имущественную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по договору в соответствии с действующем законодательством Российской Федерации.

Все споры между сторонами разрешаются в соответствии с законодательством Российской Федерации в арбитражном суде. Однако стороны могут установить и иное положение, в частности, предусмотреть разбирательство споров не в арбитражном, а в третейском суде, создаваемом либо самими сторонами, либо в соответствии с регламентом какого-либо постоянно действующего третейского суда. В этом пункте можно предусмотреть, что уступка права требования по договору может быть осуществлена только с согласия должника.

Здесь для каждой стороны могут указываются:. Это может формулироваться двумя способами: 1 с персональным указанием полномочного лица лиц или 2 с указанием должностей;. Указывается, что после подписания договора все предварительные переговоры по нему, переписка, предварительные соглашения и протоколы о намерениях теряют силу. Необходимо обратить особое внимание на правильность указанных реквизитов контрагента, а в тексте договора следует предусмотреть ответственность за представление неправильных реквизитов и за несообщение об их изменении.

В дополнение можно предусмотреть освобождение Агентства от ответственности за просрочку платежа в случае непредставления или неправильного указания платежных реквизитов. В случаях, когда законодательством предусмотрена необходимость государственной регистрации договора, Стороны принимают необходимые меры по регистрации соответствующего договора в уполномоченных государственных органах.

Предложение о заключении договора, поступившее от контрагента в Агентство, должно содержать проект договора, сопроводительное письмо к прилагаемому проекту договора в случае необходимости либо договор, подписанный контрагентом. В случае если предложение о заключении договора поступает от неизвестной организации Клиентскому отделу Агентства необходимо провести мероприятия по обеспечению условий экономической безопасности интересов Агентства.

Для этого следует ознакомиться с учредительными документами организации уставом, учредительным договором , свидетельством о государственной регистрации и свидетельством о постановке на учет в налоговом органе. Через партнеров, контрагентов, банкиров следует собрать о ней и ее руководителях как можно больше информации. ГД Агентства или иным руководителем по указанию ГД назначается исполнитель. Исполнитель осуществляет анализ договора на предмет целесообразности его заключения и докладывает о результатах руководству.

При принятии руководством Агентства положительного или отрицательного решения исполнитель дает соответствующий ответ контрагенту. Ответ на письменное предложение заключить договор должен быть дан в письменной форме не позднее 10 дней со дня поступления предложения о заключении договора на Агентство.

Проект договора, разработанный соответствующим структурным подразделением в соответствии с п. Если представленные разногласия принимаются, то соответствующее структурное подразделение в соответствии с п. Если предложения отклоняются, то соответствующее структурное подразделение в соответствии с п.

Если подготовленный контрагентом договор вызывает возражения у соответствующего структурного подразделения в соответствии с п. Для всех структурных подразделений, должностных лиц Агентства устанавливается следующий порядок согласования договоров:. Вместе с проектом договора необходимо представлять все приложения, указанные в тексте договора, а также документы, на которые в проекте делается соответствующая ссылка;. При их наличии у юрисконсульта замечаний по договору им составляется заключение, которое оформляется по установленной форме за его подписью и содержит мотивированное резюме и замечания по договору;.

Для подписания договора исполнителю необходимо получить визы всех должностных лиц, в соответствии с их компетенцией, в нижеследующем порядке, при этом обязательными подразделениями и лицами, согласующими договор, являются:. При согласовании договора визы ставятся на обратной стороне последнего листа экземпляра договора, остающегося в Агентстве. Виза обязательно включает в себя личную подпись должностного лица, фамилию, дату.

Виза должна быть проставлена разборчиво. В случае, если проставление виз на обратной стороне последнего листа договора не представляется возможным, визы ставятся на отдельном листе согласования , который прикрепляется к договору и подшивается вместе с ним при дальнейшем его учете и хранении.

Договор визируется на каждом листе юрисконсультом. Все исправления и дополнения в тексте договора при их наличии подписываются руководителем Агентства уполномоченным лицом , делающего правки, и заверяются печатью.

При подписании договора необходимо убедиться, что представитель контрагента имеет юридическое право и полномочия на подписание документа. Если представителем контрагента выступает генеральный директор, который действует без доверенности, необходимо ознакомиться с приказом о его назначении, либоознакомиться с протоколом собрания учредителей контрагента. В отношении последних следует обратить внимание на ограничение полномочий генерального директора, которые предоставляются ему только с согласия правления, Совета директоров, собрания учредителей и т.

Например, в уставе организации, в разделе "Компетенция генерального директора" может быть указано, что директор вправе совершать сделки на сумму свыше тыс. Поэтому следует ознакомиться с соответствующим разделом устава организации - контрагента и убедиться, что полномочия генерального директора не ограничены.

В том случае, если представитель действует по доверенности, следует проверить, есть ли на доверенности подпись руководителя организации и ее печать, какого числа она выдана если дата не указана, то доверенность вообще недействительна , срок ее действия, объем полномочий по доверенности.

Договоры от имени Агентства подписывает его генеральный директор и или уполномоченное лицо. Договоры оформляют те структурные подразделения должностные лица , которые осуществляют функции по их исполнению. На данные структурные подразделения возлагается обязанность по представлению копий заключенных договоров юрисконсульту Агентства и иные инстанции по их запросу с разрешения руководства.

Обязанность по регистрации договоров возлагается на должностных лиц и структурные подразделения в соответствии с п. Все договоры регистрируются и учитываются должностными лицами и структурными подразделениями, указанными в п. Регистрация происходит после подписания договора уполномоченным лицом. В случае заключения дополнительных соглашений к договорам в журнале делается соответствующая отметка. Skip to main content. Положение о порядке ведения договорной работы. Ниже приводится положение, которое призвано регламентировать договорную работу в организации.

Общие положения 1. Положение разработано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Консультационная поддержка и правовая экспертиза возлагаются на юрисконсульта Агентства.

Понятие и условия договоров 2. Условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для гражданско-правового договора и включение которых в договор является обязательным: а предмет, отражающий суть устанавливаемых правоотношений между контрагентами; б цена договора или порядок ее определения может отражаться непосредственно в тексте Договора, либо в соответствующем Приложении к Договору с обязательным отражением его как неотъемлемой части данного Договора ; в сроки выполнения сторонами своих обязательств по договору; г порядок расчетов;.

Прикрепленный файл:. Образец положения о порядке ведения договорной работы. Скачать в формате Word doc.

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.

Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. От того, насколько грамотно организовано хранение договоров на предприятии, может зависеть эффективность всей его производственной деятельности и даже состояние финансов. Поэтому важно соблюдать и порядок, и сроки хранения этого вида документов.

В своей деятельности ни одна компания не сможет обойтись без заключения договоров с другими юридическими и физическими лицами. Взаимодействие с такими контагентами осуществляется на основании договоров гражданско-правового характера , у которых есть разный срок действия. Сроки хранения архивных документов устанавливаются в зависимости от их типов в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов , которые образуются в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержденном Приказом Минкультуры России от Все договоры, срок действия которых не истёк или истекает в текущем году, находятся на текущем хранении у ответственных исполнителей.

Но даже когда договоры завершены исполнением, ещё некоторое время их хранят на временной основе в структурном подразделении. В этом случае сроки хранения договоров у исполнителей определяются тем, сохраняется ли практическая надобность в них. Когда она отпадает, договоры передадут в общий архив организации. По истечении календарного года каждый договор временного хранения, срок действия которого уже истек, необходимо подшить в дело в соответствии с видом договора. Договоры, сформированные в дела, нужно внести в номенклатуру дел.

Чтобы легче, быстрее и правильнее организовать хранение договоров при формировании дел, советуем действовать в такой последовательности:. Скачайте образец. Для организации временного хранения договоров используются стеллажи или шкафы, снабженные замками, в которых хранятся договоры, содержащие служебную или коммерческую тайну, другую информацию конфиденциального характера.

Обратите внимание! Листы согласования к договорам, протоколы разногласий и согласования разногласий, не являются отдельными документами, это часть соответствующего договора. Они должны подшиваться и храниться вместе с основным документом. При определении сроков хранения договоров также следует учесть, что отчет этих сроков начинается не с того момента, когда истекает срок действия договора. Отсчет начинается с момента формирования дел - с 1 января следующего года.

И, если действие договора закончилось, например, в марте года, отсчет срока его хранения начнется с 1 января года. Порядок хранения гражданско-правовых договоров не отличается от того, что установлен в отношении типовых архивных документов. Сроки хранения, хоть и указаны в Перечне. В его новой редакции, действующей с года, уже упоминаются многие виды договоров, не отраженные ранее. В таблице приведены некоторые их тех видов договоров, которые часто используют в деятельности организации.

Виды договоров и сроки их хранения в соответствии с действующим Перечнем. Скачайте таблицу полностью. При установлении сроков хранения договоров в архиве следует учесть, к какой категории они относятся.

Так, например, договоры отчуждения имеют постоянный срок хранения и подлежат обязательной передаче в муниципальный или государственный архив. К этой категории относятся такие виды договоров:. Кроме того, правилами предусматривается увеличение сроков хранения архивных документов во избежание возможных ошибок.

На протяжении еще пяти лет с того момента, как истечет срок хранения, не уничтожаются такие виды договоров:. То, в каком порядке осуществляется хранение договоров в организации, срок их хранения, работодатель устанавливает своим нормативным актом, например, инструкцией или положением о делопроизводстве. Поскольку договоры подтверждают почти всю деятельность, которую компания осуществляет по самым разным направлениям, хранение этих бумаг на предприятии нужно организовать так, чтобы исключить их утерю.

Для этого на предприятии ведут в электронном или бумажном виде реестр заключенных и подписанных экономически работающих договоров. Вести реестр, а также журнал учета договоров, как правило, поручают секретарю. В реестре и журнале учитывают уже те документы, которые подписаны и зарегистрированы. При этом неважно, какому из подразделений поручают текущее хранение договоров. Решение, какое подразделение будет осуществлять текущее хранение договоров в организации, принимает работодатель, это входит в зону его ответственности.

Обычно, хранить действующие договоры должна юридическая служба или бухгалтерия, на небольших предприятиях хранение договоров подряда могут вменить в обязанности секретарю. Но наиболее целесообразно передать эту функцию бухгалтерии, при этом в юридическом отделе могут храниться только копии этих документов. Договоры относятся к документам первичного бухгалтерского учета , поскольку подтверждают производимые хозяйственные операции.

Поэтому, как и в отношении всех других первичных учетных документов, хранение договоров должно осуществляться в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля г.

Согласно этому Положению, для их текущего хранения должны быть выделены специальные несгораемые закрывающиеся на замок шкафы или оборудовано специальное помещение.

Все договоры , которые заключает организация, прежде, чем они будут переданы на хранение, нужно зарегистрировать. Регистрация документов обычно входит в функции секретаря. Форму разрабатывает работодатель. Она представляет собой состав сведений, максимально полно отображающих информацию о каждом заключенном соглашении.

Если текущее хранение договоров осуществляется в подразделениях, у секретаря обязательно должен быть доступ к полной базе данных договоров или их реестру. Конечно, этот перечень видов договоров, хранящихся в организации, далеко не полный. Но даже по нему видно, что подобные двусторонние соглашения могут заключаться на самые разные виды работ и предоставление самых разнообразных услуг. Все договоры, независимо от того, что является объектом каждого из них, предусматривают взаимные обязательства сторон и сроки выполнения.

При этом нарушение обязательств или сроков, как правило, предусматривает серьезные штрафные санкции. Кроме того, своевременное выполнение обязательств контрагентов, оформленных на основе письменно заключенных договоров — это гарантия своевременного обеспечения предприятия всем необходимым, непрерывности его производственного и организационного цикла.

Поэтому хранению договоров в организациях уделяется повышенное внимание, в том числе, когда речь идет о подготовке, передаче и хранению их в архиве. Хранение договоров в организации регламентируется как отраслевыми, так и внутренними нормативными актами. Организовать хранение работодатель обязан таким образом, чтобы полностью исключить утерю или порчу этих важных документов.

Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести. Введите эл. Неверный логин или пароль. Неверный пароль. Введите пароль. Я тут впервые. Кадры и HR. Росархив требует скорректировать Номенклатуру в сентябре: как это сделать. Быть умным — выгодно! Ввести код доступа О журнале Контакты Подписка 8 А еще Статьи Сроки хранения документов. Порядок и сроки хранения договоров в организации.

Темы: Текущее хранение документов Архивное хранение документов Подготовка к архивному хранению Сроки хранения документов. Инструкция по делопроизводству Скачайте образец. Отчет о проделанной работе Командировка: пошаговый алгоритм оформления Доверенность на генерального директора: образец Все, что нужно знать о служебных записках.

Читайте в электронном журнале Что секретарю нужно проверить, прежде чем подписать обходной лист работника Как составить акт о нарушении дисциплины труда Читаем характер босса по лицу: как понять и Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Новости партнеров.

В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Опрос недели. Как часто вы не получаете обратную связь на ваши письма? Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" Подписка со скидкой!

Продукты и услуги партнеров. Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Новости по теме. Не выкидывайте график отпусков. Правительство планирует отказаться от хранения бумажных документов.

Три действия, которые обеспечат вам архивный минимум. Порядок обезличивания персональных данных могут прописать в законе. Статьи по теме. Сроки хранения приказов. Сроки хранения бухгалтерских документов. Вопросы по теме.

Разработка сайта:.

Разработка сайта:. Главный редактор:. Ирина Зубова. Непосредственное исполнение предписаний Регламента в структурных подразделениях осуществляется сотрудниками этих подразделений. Инициирование заключения договоров, проведение переговоров о заключении договоров, определение условий договоров, оформление договоров, контроль за исполнением договоров осуществляют структурные подразделения в соответствии с распределением сфер ответственности, предусмотренным настоящим Регламентом.

Распределение сфер ответственности между структурными подразделениями по выполнению предписаний, предусмотренных пунктом 2. Регламента: 2. Бухгалтерия: договоры, обеспечивающие текущую финансовую и хозяйственную деятельность Организации договоры банковского счета, кредитные соглашения, договоры займа, договоры купли - продажи канцелярских принадлежностей, оргтехники, мебели, ГСМ, аренды автомобилей для обеспечения деятельности сотрудников организации и т.

Договоры необходимые для установления правоотношений с контрагентами Организации заключаются в соответствии с типовыми формами договоров, утвержденными приказами по организации.

В случае отсутствия типовой формы договора, для оформления правоотношений в индивидуальном нетипичном случае, разрабатывается индивидуальный договор подразделением, к сфере ответственности которого относится указанный договор, совместно с юристом Организации при его отсутствии — с заместителем директора. Подписание указанного индивидуального договора осуществляется после его визирования юристом Организации.

Подписание указанного договора осуществляется после его визирования юристом Организации. Вновь заключаемые договора между Организацией и контрагентами имеют следующий порядок прохождения согласований: - проект договора поступает к коммерческому директору зам. При необходимости директор имеет право вернуть договор для доработки конкретному сотруднику Организации.

Договор считается согласованным после его визирования указанными в п. Проверка по фактам и обстоятельствам, указанным в пункте 2. Регламента проводится специалистом по безопасности по заявкам ответственных сотрудников структурных подразделений, инициирующих заключение договора. По результатом проверки специалист по безопасности делает заключение о возможности или невозможности заключения договора с данным контрагентом.

Регламента возлагается на руководство постоянно и специалиста по безопасности с периодичностью один раз в месяц. В случае получения негативной информации о контрагенте по результатам мониторинга, руководитель структурного подразделения обязан сообщить об этом заместителю директора коммерческому директору Организации для рассмотрения вопроса о возможности сохранения или прекращения правоотношений по действующему договору.

Подписанный директором Организации договор подлежит регистрации, которая ведется в программе 1С:Бухгалтерия. Нумерация договоров осуществляется в следующем порядке: 3. Буквы номера договора означает местонахождение структурного подразделения Организации, в сферу ответственности которого входит заключение договора в соответствии с настоящим Регламентом.

Цифры номера договора означают порядковый номер договора при его регистрации. Через дробь указывается количество дней отсрочки платежа. Ответственность за регистрацию договоров и присвоение им порядковых номеров возлагается на бухгалтерию Организации. Учет, нумерацию, регистрацию заявок заказов , оформляемых в рамках заключенных ранее договоров, осуществляют соответствующие структурные подразделения.

Юрист Организации ведет учет переданных ему на хранение оригиналов договоров в книге учета договоров. Книга учета переданных на хранение договоров сшивается и скрепляется подписью директора заместителя директора и печатью Организации и должна содержать информацию: -номер договора; -название договора; -наименование контрагента Организации; -Ф. Непосредственный контроль за исполнением обязательств по договорам, в том числе, возникающих на основании заказов заявок , осуществляют руководители структурных подразделений.

Кроме того, руководители структурных подразделений обязаны в течение всего срока отсрочки платежа проверять поступление денежных средств от контрагентов за поставленную продукцию. Кроме того, руководители структурных подразделений материальную ответственность за причинение материального ущерба Организации в случае несвоевременного поступления денежных средств от контрагентов.

Перечень документов, запрашиваемых у потенциальных контрагентам по договорам. Реквизиты предприятия карточка контрагента : - наименование предприятия, - юридический адрес, - фактический адрес, - контактные в т. Устав предприятия.

Учредительный договор или решение учредителя. Свидетельство о постановке на налоговый учет ИНН. Свидетельство о внесении записи в единый государственный реестр юридических лиц, если общество зарегистрировано после 1 июля года.

Выписка из Единого государственного реестра юридических лиц. Письмо из органов государственной статистики. Бухгалтерский баланс за последний отчетный период с отметкой Инспекции ФНС о приеме баланса. Приказ решение, протокол о назначении избрании Единоличного исполнительного органа генеральный директор, директор. Копия паспорта индивидуального предпринимателя. Копии документов, указанных в п.

Документы не должны содержать подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления. Среда 23 сентября г. Главная О проекте Контакты Реклама на сайте Форум. Главная Юридические Прочие Регламент подготовки, заключения, учета, хранения и контроля за исполнением договоров.

Бухгалтерский учет Основные средства Нематериальные активы Товарно-материальные ценности Затраты на производтво Денежные средства Расчеты с персоналом Расчеты с бюджетом Готовая продукция Финансовые результаты Капитал и резервы Учетная политика Учет и оплата труда. Управленческий учет Проблемы организации управленческого учета на предприятиях Сущность и назначение управленческого учета Затраты, формирующие себестоимость продукции, работ, услуг Системы учета затрат и калькулирования себестоимости Анализ и принятие краткосрочных управленческих решений Анализ и принятие долгосрочных инвестиционных решений Планирование и бюджетирование.

Разработка сайта: Главный редактор: Ирина Зубова. Какие документы нужно подавать в ФСС для оплаты больничного листа? Документы, подтверждающие периоды работы Доверенность для представления интересов общества в судах Платежные реквизиты налоговых органов г.

Москвы и Московской области Утверждены документы, которые помогут подтвердить доходы сотрудника для расчета пособий Документы, которые помогут вам защитить представительские расходы Какие реквизиты листка нетрудоспособности обязан проверять работодатель?

Что требуется для получения освобождения от уплаты НДС Как отразить в учете затраты на ремонт офиса, производственных помещений и можно ли на сумму данных расходов уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль?

Документы, чтобы выдать работнику материальную помощь или подарки Освобождение от НДС Основные нормативные документы по учету основных средств Порядок заполнения и представления расчетных документов Документальное оформление движения нематериальных активов Основные нормативные документы по учету МПЗ Основные нормативные документы по учету финансовых результатов Какими актами необходимо оформлять выполненные работы по договору строительного подряда?

Я хочу купить квартиру. Какие документы мне необходимо попросить у продавца? Об исполнении обязанности налогоплательщика по уплате налогов и сборов О представлении налогоплательщиком документов, истребуемых налоговым органом при проведении налоговой проверки. Документы, представляемые при приеме на работу Условия и реквизиты трудового договора Что делать, если в трудовом договоре отсутствуют реквизиты или обязательные условия Какие документы госорганы не вправе запросить повторно Многие документы можно будет направлять в налоговую в электронном виде Таблица изменений по проверкам и штрафам на год Шпаргалка по заполнению СЗВ-К Что измениться в счет-фактуре с октября г.

Паспорт гражданина РФ получение, замена и восстановление. Подписаться на новости:. Наши партнеры Издательство "Главная книга". Главный редактор: Ирина Зубова. Регламент подготовки, заключения, учета, хранения и контроля за исполнением договоров.

.

.

.

Настоящее Положение устанавливает общие нормы о порядке заключения и исполнения договоров, соглашений, контрактов, приложений к ним (далее - договоров). Положение разработано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.  В случае, если проставление виз на обратной стороне последнего листа договора не представляется возможным, визы ставятся на отдельном листе согласования, который прикрепляется к договору и подшивается вместе с ним при дальнейшем его учете и хранении. Договор визируется на каждом листе юрисконсультом.

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.

© 2018-2021 xn--80aaib3cgnl.su